In der Maske „Zuordnung der Konten“ wird das Mapping zwischen apaleo- und Datev-Konten hinterlegt. Die Zuordnung erfolgt pro Hotel. Die Umsatzsteuer-Konten mit Kontotyp Vat oder VatOnLiabilities werden in der Liste nicht angezeigt. Es sollten nicht die Hauptkonten (z.B. Revenue) sondern die Subkonten (z.B. Revenue Accommodation oder Revenue Accommodation (19%), …) konfiguriert werden. Für die Revenues-, Liabilities- und City Tax Konten, wo Umsatzsteuer-pflichtige Transaktionen gebucht werden, kann man noch hinterlegen, ob ein BU-Schlüssel in Datev-File exportiert werden soll.
Normalerweise ist die Liste aller apaleo Konten sehr lang. Sie müssen aber nicht jedes apaleo Konto zu einem Datev Konto zuordnen. Mit dem Filter (links oben) "Gebuchte Konten" werden nur die apaleo Konten in der Liste angezeigt, die bei den Transaktionen im letzten Monat gebucht worden sind. So bekommen Sie eine kürze Liste und gerade bei der ersten Konfiguration kann es Ihnen sehr viel Zeit ersparen, wenn Sie nur die Konten in der Liste mappen.
Der Filter hat noch eine weitere Option "Konfigurierte Konten". Mit dieser Option sehen Sie alle Konten, die schon gemappt sind.
Wenn Sie ein bestimmtes Konto suchen, würde Ihnen das Feld "Suche" rechts oben helfen. Wenn Sie hier ein Teil des Namens des Kontos (egal ob apaleo- oder Datev-Konto) eingeben und das Enter drücken, werden Ihnen nur die Konten angezeigt, die den eingegebenen Suchbegriff beinhalten.
Mit der Schaltfläche „Weitere Aktionen …“ werden zusätzliche Option für die Konfiguration zur Verfügung gestellt.
Kostenstelle setzen – mit dieser Option kann die Kostenstelle und/oder die Kostenstelle 2 für alle zugeordneten Konten für das ausgewählte Hotel in einem Schritt aktualisiert werden. Wenn nur eine Kostenstelle aktualisiert werden soll, soll das Eingabefeld für die andere Kostenstelle leer gelassen werden.
Kopieren die Konfiguration in ein anderes Hotel – mit dieser Option kann die Konfiguration des ausgewählten Hotels in ein anderes Hotel kopiert werden. Wenn das neue Hotel bereits konfiguriert ist, wird keine bestehende Konfiguration überschrieben, sondern nur neue Konfigurationen hinzugefügt. Es werden nur Konfigurationen für Konten übertragen, die in beiden Eigenschaften vorhanden sind. Gleichzeitig können auch die neue Kostenstelle oder Kostenstelle 2 für das neue Hotel festgelegt werden. Wenn die Kostenstelle oder Kostenstelle 2 von dem Originalhotel übernommen werden soll, sollen die beiden Felder leer bleiben. Das Kennzeichen BU-Schlüssel wird dann übernommen, wenn bei dem Originalhotel und bei dem neuen Hotel gleiches Land hinterlegt ist.
Einstellungen in CSV-Datei exportieren - mit dieser Aktion wird die Konfiguration aller Konten des ausgewählten Hotels in CSV Datei geschrieben. Folgende Spalten stehen in der CSV-Datei zur Verfügung:
- Apaleo Kontonummer
- Apaleo Kontoname
- Apaleo Kontotyp
- Datev Kontonummer
- Kostenstelle
- Kostenstelle 2