Optional kann man im Menü "Datev Mandant Konfiguration" und Sub Menü "Datev Header" definieren, ob im Datev-Export-File die erste Zeile als Datev Header geschrieben wird und in welchem Format die Datev-Datei erstellt werden soll
Wenn die Checkbox "Datev Header berücksichtigen" gesetzt ist, wird im Datev-Export-File Datev Header gedruckt. Dafür muss man noch folgende Felder definieren:
- Beraternummer - muss eine Nummer zwischen 1001 und 9999999 sein
- Sachkontennummernlänge - Die kleinste Sachkontennummernlänge ist 4. Die größte Sachkontennummernlänge ist 8 bzw. 9 bei Personenkonten. Damit muss in diesem Feld eine Nummer zwischen 4 und 9 eingegeben werden.
- Monat und Tag des Wirtschaftsjahresbeginns - müssen ein gültiges Datum ergeben. Das Jahr wird automatisch aufgrund der ausgewählten Periode vom Programm bei der Erstellung des Export-Files ergänzt.
Wenn die Checkbox "Datev Header berücksichtigen" gesetzt ist, müssen alle drei Felder eingegeben werden. Beim Speichern werden die Eingaben geprüft.
Wenn Sie für die Hotels unterschiedlichen Mandanten haben und die Mandanten unterschiedliche Header-Konfiguration brauchen (z.B. unterschiedlichen Beraternummer haben), können Sie es mit folgender Konfiguration erreichen:
Sie müssen die Checkbox "Datev Header für einzelnen Mandanten berücksichtigen" setzen.
Die Eingaben und die Prüfungen sind gleich, wie oben beschrieben ist. In der letzten Spalte "Header ausweisen" müssen Sie definieren, ob Sie für diesen Mandanten das Header in der Datev-Datei drucken möchten oder ob die Datei ohne Header gemeldet werden soll. Somit können Sie z.B. für einen Mandanten die Datev-Datei mit dem Header und für den anderen Mandanten ohne erstellen.
Im Datev-Export-File wird die erste Zeile mit folgenden Werten angedruckt:
Die "Formatversion" bestimmt, welche Felder in der Datev-Datei stehen werden. Die "Standard-Version", mit welcher bis März 2022 gearbeitet wurde, war die Version 9. Derzeit kann hier die Version 9 bis 13 eingegeben werden. Welche Felder bei den neuen Versionen dazu gekommen sind, kann man in Datev Dokumentation sehen.
Die Formatversion steht auch im Datev Header (5. Spalte). Deswegen ist es zu empfehlen, Datev Header zu verwenden. Damit weißt das Datev-Programm gleich, welche Version hier verwendet wird.