Im Sub Menü „Konfiguration der Datev Felder“ kann man definieren, welche Informationen in den Datev Feldern „Buchungstext“, „Belegfeld 1“ und "Belegfeld 2" an Datev geschickt werden sollen. Die Standard-Einstellung ist:

  • Buchungstext: Rechnungsnummer mit dem Gastnamen oder PSP Nummer oder der benutzerdefinierte Text
  • Belegfeld 1: Reservierungsnummer


Bei jedem Feld können Sie den Text aus folgenden Informationen gestalten (um alle Optionen zu sehen, müssen Sie die Auswahlliste scrollen):


  • Reservierungsnummer - bei dieser Auswahl wird die Reservierungsnummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Wenn diese Option zusammen mit anderen Optionen (z.B. Rechnungsnummer) definiert ist, wird die Reservierungsnummer nur dann angedruckt, wenn keine andere Information (z.B. Rechnungsnummer) vorhanden ist. Die Logik ist unten beim Feld Receipt Type beschrieben.
  • Rechnungsnummer bzw. Rechnungsnummer mit dem Gastnamen – wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „Invoice“ die Rechnungsnummer bzw. der Gastname und die Rechnungsnummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
  • PSP Nummer - wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „PSP Reference“ die PSP Nummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
  • Benutzerdefinierter Text - wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „Custom“ der benutzerdefinierte Text in dem jeweiligen Feld angedruckt. Dieser Text kann bei der Buchung in apaleo erfasst werden. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
  • Leistungstext – wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion die Information über die Leistung angedruckt. Der Leistungstext ist einfach die Bezeichnung des Umsatz/Revenue-Kontos z.B. – „Umsatz Essen und Getränke (19%)“. Diese Information wird nur dann angezeigt, wenn bei der Transaktion ein Revenue-Konto bebucht wird und nur wenn andere, mit dieser Auswahl definierte Optionen keine Information mehr liefern können. Z.B. man definiert für den Buchungstext die Option „Rechnungsnummer“ und/oder „Leistungstext“. Bei einer Transaktion mit Receipt Typ „Invoice“ wird im Buchungstext die Rechnungsnummer stehen. Für alle anderen Transaktionen, sobald ein Revenue-Konto bebucht wird, wird im Buchungstext der Namen des Revenue-Kontos stehen.
  • Belegnummer bzw. Belegnummer mit dem Gastnamen - wenn diese Option ausgewählt ist, versucht das System bei allen Folios die Belegnummer (invoice ID) und den Gastnamen zu ermitteln und die gefundene Belegnummer zu allen Transaktionen des jeweiligen Folios zuzuordnen.


!!! Belegfeld1 hat laut der Datev-Spezifikation folgende Einschränkungen:
In diesem Feld sind nur Buchstaben, Ziffern und folgende Sonderzeichen erlaubt: $ & % * + - /
Andere Zeichen sind unzulässig (insbesondere Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt). Deswegen wird von der Applikation folgende Konvertierung automatisch vorgenommen:
 - Leerzeichen => /

- Umlaute und ß => auf 2 Buchstaben (z.B. ä auf ae)
- alle anderen nicht erlaubten Zeichen => -


Bei den Feldern mit mehreren Optionen wird die jeweilige Option angedruckt, die mit sog. "Receipt Type" übereinstimmt. Folgende "Receipt Types" werden mit den Buchungen geschickt.


  • Invoice - Hier wird die Rechnungnummer und der Gastname angedruckt. Normalerweise wird die Rechnungsnummer und der Receipt Type Invoice nur bei der Buchung geschickt, bei welcher die Rechnung gebucht wurde. Die Rechnungsnummer wird bei keiner Vorauszahlung oder Forderungsbuchung geschickt, weil zum Zeitpunkt der Transaktionsbuchung diese Rechnungsnummer noch nicht vorhanden war.
  • PSP Reference - Hier wird die PSP Nummer angedruckt.
  • Custom - Hier wird der benutzerdefinierte Text, den man bei der Zahlung eingeben kann, angedruckt. 
  • Reservation - Hier wird nur bei der Option "Leistungstext" und sobals sich um eine Transaktion mit einem Revenu-Konto handelt, er Name des revenue-Kontos angedriuckt., Bei der Option "Reservierungsnummer"  wird hier die Reservierungsnummer/Referenz angedruckt.


Bei der allein stehenden Option "Leistungstext" wir unabhängig vom "Receipt Type" und sobald sich um eine Transaktion mit einem Revenue-Konto handelt, der Name des Revenue-Kontos angedruckt.

Bei der allein stehenden Option "Reservierungsnummer" wir unabhängig vom "Receipt Type" immer die Reservierungsnummer/Referenz angedruckt.

Bei der allein stehen Option "Belegnummer" bzw. "Belegnummer mit dem Gastnamen" wir unabhängig vom "Receipt Type" immer die ermittelte Belegnummer bzw. Belegnummer und der Gastname angedruckt.