Im Sub Menü „Konfiguration der Datev Felder“ kann man definieren, welche Informationen in den Datev Feldern „Buchungstext“, „Belegfeld 1“ und "Belegfeld 2" an Datev geschickt werden sollen. Die Standard-Einstellung ist:

  • Buchungstext: Rechnungsnummer mit dem Gastnamen oder PSP Nummer oder der benutzerdefinierte Text
  • Belegfeld 1: Reservierungsnummer


Bei jedem Feld können Sie den Text aus folgenden Informationen gestalten (um alle Optionen zu sehen, müssen Sie die Auswahlliste scrollen):


  • Reservierungsnummer - bei dieser Auswahl wird die Reservierungsnummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Wenn diese Option zusammen mit anderen Optionen (z.B. Rechnungsnummer) definiert ist, wird die Reservierungsnummer nur dann angedruckt, wenn keine andere Information (z.B. Rechnungsnummer) vorhanden ist. Die Logik ist unten beim Feld Receipt Type beschrieben.
  • "Rechnungsnummer (nur für Rechnungs-Transaktionen)" bzw. "Rechnungsnummer (nur für Rechnungs-Transaktionen) mit dem Gastnamen" – wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „Invoice“ die Rechnungsnummer bzw. der Gastname und die Rechnungsnummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
  • "PSP Nummer" bzw. "PSP Nummer mit dem Gastnamen" - wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „PSP Reference“ die PSP Nummer bzw. der Gastname und die PSP Nummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
  • Benutzerdefinierter Text - wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „Custom“ der benutzerdefinierte Text in dem jeweiligen Feld angedruckt. Dieser Text kann bei der Buchung in apaleo erfasst werden. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
  • Leistungstext – wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion die Information über die Leistung angedruckt. Der Leistungstext ist einfach die Bezeichnung des Umsatz/Revenue-Kontos z.B. – „Umsatz Essen und Getränke (19%)“. Diese Information wird nur dann angezeigt, wenn bei der Transaktion ein Revenue-Konto bebucht wird und nur wenn andere, mit dieser Auswahl definierte Optionen keine Information mehr liefern können. Z.B. man definiert für den Buchungstext die Option „Rechnungsnummer“ und/oder „Leistungstext“. Bei einer Transaktion mit Receipt Typ „Invoice“ wird im Buchungstext die Rechnungsnummer stehen. Für alle anderen Transaktionen, sobald ein Revenue-Konto bebucht wird, wird im Buchungstext der Namen des Revenue-Kontos stehen.
  • "Rechnungsnummer (für alle Transaktionen)" bzw. "Rechnungsnummer (für alle Transaktionen) mit dem Gastnamen" - wenn diese Option ausgewählt ist, versucht das System bei allen Folios die Rechnungsnummer (invoice ID) und den Gastnamen zu ermitteln und die gefundene Rechnungsnummer zu allen Transaktionen des jeweiligen Folios zuzuordnen.
  • "Batch-Nummer für Zahlung" bzw. "Batch-Nummer für Zahlungen mit dem Gastnamen" - wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „PSP Reference“ die Batch-Nummer bzw. der Gastname und die Batch-Nummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Die Batch-Nummer ist die Nummer des Settlement Reports, wo diese Zahlung berichtet wurde. (Die Zahlung wird in dem Settlement Bericht aufgrund seiner PSP Reference gesucht.) Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.


!!! Belegfeld1 hat laut der Datev-Spezifikation folgende Einschränkungen:
In diesem Feld sind nur Buchstaben, Ziffern und folgende Sonderzeichen erlaubt: $ & % * + - /
Andere Zeichen sind unzulässig (insbesondere Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt). Deswegen wird von der Applikation folgende Konvertierung automatisch vorgenommen:
 - Leerzeichen => /
- Umlaute und ß => auf 2 Buchstaben (z.B. ä auf ae)
- alle anderen nicht erlaubten Zeichen => -


Bei den Feldern mit mehreren Optionen wird die jeweilige Option angedruckt, die mit sog. "Receipt Type" übereinstimmt. Folgende "Receipt Types" werden mit den Buchungen geschickt.


  • Invoice - Hier wird die Rechnungsnummer und der Gastname angedruckt. Normalerweise wird die Rechnungsnummer und der Receipt Type Invoice nur bei der Buchung geschickt, bei welcher die Rechnung erstellt und gebucht wurde. Wenn die Option "Rechnungsnummer (für alle Transaktionen)" bzw. "Rechnungsnummer (für alle Transaktionen) mit dem Gastnamen" gesetzt wird, wird diese Rechnungsnummer für alle Buchungen des Folios verwendet. Wenn mehrere Rechnungen für das Folio vorhanden sind (z.B. Vorauszahlung-Rechnung, End-Rechnung ...) wird die letzte, nicht stornierte Rechnung für die Ermittlung der Rechnungsnummer verwendet.
  • PSP Reference - Hier wird die PSP Nummer oder die Batch-Nummer angedruckt. Wenn beide für ein Feld hinterlegt sind, wird zuerst die Batch-Nummer gesucht.
  • Custom - Hier wird der benutzerdefinierte Text, den man bei der Zahlung eingeben kann, angedruckt. 
  • Reservation - Hier wird nur bei der Option "Leistungstext" und sobald sich um eine Transaktion mit einem Revenu-Konto handelt, er Name des revenue-Kontos angedriuckt., Bei der Option "Reservierungsnummer"  wird hier die Reservierungsnummer/Referenz angedruckt.


Bei der alleinstehenden Option "Leistungstext" wir unabhängig vom "Receipt Type" und sobald sich um eine Transaktion mit einem Revenue-Konto handelt, der Name des Revenue-Kontos angedruckt.

Bei der alleinstehenden Option "Reservierungsnummer" wir unabhängig vom "Receipt Type" immer die Reservierungsnummer/Referenz angedruckt.

Bei der alleinstehenden Option "Rechnungsnummer (für alle Transaktionen)" bzw. "Rechnungsnummer (für alle Transaktionen) mit dem Gastnamen" wir unabhängig vom "Receipt Type" immer die ermittelte Rechnungsnummer bzw. Rechnungsnummer und der Gastname angedruckt.