In der Maske Automatischer Import kann man automatische Läufe konfigurieren, die periodisch Datev-Importe erstellen. In der Konfiguration definiert man, ob dieser Import täglich, wöchentlich oder monatlich laufen soll.
Wenn der Import täglich gestartet wird, dann können nur die Transaktionen eines Tages importiert werden. In dem Fall kann ausgewählt werden, dass an jenem Tag die Transaktionen von gestern, vorgestern oder vorvorgestern importiert werden sollen. Es wird empfohlen, die Transaktionen von vorgestern zu importieren. Wenn Transaktionen von gestern importiert werden, dann können am nächsten Tag noch Korrektur von apaleo bei diesen Buchungen vorgenommen werden (siehe auch Night Audit bei Datev-Importen).
Wenn der Import wöchentlich gestartet wird, muss zuerst definiert werden, an welchem Wochentag der Import gestartet wird. Abhängig davon ergibt sich die Option, für welche Tage/Woche es gestartet werden soll. Wenn z.B. definiert wird, dass der Import am Montag gestartet werden soll, dann kann man in der Durchführungsperiode die Möglichkeit, eine von folgende Optionen auszuwählen:
- Montag - Sonntag
- Sonntag - Samstag
- Samstag - Freitag
Wenn der Import monatlich gestartet wird, dann können nur die Transaktionen des letzten Monats importiert werden. In diesem Fall definiert man, ob der Import am 1., 2., 3., 4. oder 5. Tag des Folgemonats laufen soll.
In allen drei Optionen definiert man auch die Uhrzeit, wann der Import erstellt werden soll. Die Uhrzeit muss als UTC Uhrzeit eingegeben werden. Es muss sichergestellt werden, dass zu dieser Uhrzeit der Night Audit fertig ist.
Die Konfiguration kann für einen Datev Mandant oder für alle Datev Mandanten definiert werden. Auch wenn die Konfiguration für alle Datev Mandanten eingestellt ist, werden die Datev-Dateien pro Datev Mandant erstellt.
Die erstellten Datev-Dateien werde genauso wie bei Importen, die in der „Datev Import“ Maske gestartet werden, in der Liste „Vorherige Datev Importe“ angezeigt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, die Datei entweder per E-Mail (siehe weiter) zusenden oder sie in AWS S3 abstellen zu lassen, um dort auf sie automatisch außerhalb der Datev Connector Applikation zugreifen zu können. Wenn Sie die Option mit AWS S3 haben wollen, kontaktieren Sie den Hersteller per E-Mail oder via Support-Button in der Applikation.
Eine Datev-Datei darf nur für Buchungen innerhalb eines Monats erstellt werden. Bei wöchentlichem Import kann passieren, dass die Periode in zwei Monaten hineinfällt. In dem Fall werden zwei Datev-Datei erstellt - erste Datei bis Ende des vorherigen Monats und die zweite Datei ab Anfang des aktuellen Monats.
Wenn im Feld "E-Mail-Benachrichtigung" eine E-Mail-Adresse eingegeben oder geändert wird, muss die Adresse zuerst bestätigt werden. Dafür bekommen Sie eine Bestätigung-E-Mail. Wenn Sie keine Bestätigung-E-Mail erhalten, können Sie sich eine Bestätigung-E-Mail selbst via Schaltfläche "Bestätigung-E-Mail" schicken.
Um die E-Mail-Adresse mit der Schaltfläche bestätigen zu können, müssen Sie sich in die Datev-Connector App anmelden. Das passiert automatisch, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, kommt die Anmeldungsmaske von apaleo. Wenn die E-Mail-Adresse bestätigt ist (ein blaues Icon neben der E-Mail-Adresse) werden Sie nach jedem automatischen Import benachrichtigt. Wenn Sie die Checkboxen "Datev Datei", "Summierte Datei" oder "Debitoren-Stammdaten" beim Anhang in der Detail-Maske gesetzt haben, bekommen Sie diese Datei(en) in der Benachrichtigung-E-Mail als Anhang. So würde die E-Mail ungefähr aussehen:
Sie können die Benachrichtigung mit der Schaltfläche Abmelden einstellen. Mit dem Klicken auf die Schaltfläche Abmelden wird die E-Mail-Adresse in der Konfiguration gelöscht. Sie können selbst die E-Mail-Adresse in der Konfiguration löschen. Damit werden Sie auch keine Benachrichtigungen mehr erhalten.
Mit den Checkboxen "Datev Datei, "Summierte Datei" und "Debitoren-Stammdaten" in der Zeile "Anhang" können Sie sich die Ergebnisse des automatischen Imports per E-Mail als Anhang zukommen lassen. Dafür muss eine bestätigte E-Mail-Adresse konfiguriert werden (siehe oben). Das blaue OK-Zeichen neben der E-Mail-Adresse bedeutet, dass die E-Mail-Adresse bestätigt wurde.
Mit dem Link „Letzte Durchführungen“ können die letzten zehn Durchführungen angezeigt werden. In der Liste sieht man, wann die Durchführungen gelaufen sind, für welchen Datev-Mandant und mit welchem Status. Bei einer Warnung oder einem Fehler wird der Fehler/Warnung-Text angezeigt. Manche Fehlertexte beinhalten auch Link zu einer CSV-Datei, wo die einzelnen Fehler detailliert angezeigt werden.