In der Maske Automatischer Import kann man automatische Läufe konfigurieren, die periodisch BMD-Importdateien erstellen. In der Konfiguration definiert man, ob dieser Import täglich, wöchentlich oder monatlich laufen soll.
Wenn der Import täglich gestartet wird, dann können nur die Transaktionen eines Tages importiert werden. In dem Fall kann ausgewählt werden, dass an jenem Tag die Transaktionen von gestern, vorgestern oder vorvorgestern importiert werden sollen. Es wird empfohlen, die Transaktionen von vorgestern zu importieren. Wenn Transaktionen von gestern importiert werden, dann können am nächsten Tag noch Korrektur von apaleo bei diesen Buchungen vorgenommen werden.
Wenn der Import wöchentlich gestartet wird, muss zuerst definiert werden, an welchem Wochentag der Import gestartet wird. Abhängig davon ergibt sich die Option, für welche Tage/Woche es gestartet werden soll. Wenn z.B. definiert wird, dass der Import am Montag gestartet werden soll, dann kann man in der Durchführungsperiode die Möglichkeit, eine von folgende Optionen auszuwählen:
- Montag - Sonntag
- Sonntag - Samstag
- Samstag - Freitag
Wenn der Import monatlich gestartet wird, dann können nur die Transaktionen des letzten Monats importiert werden. In diesem Fall definiert man, ob der Import am 1., 2., 3., 4. oder 5. Tag des Folgemonats laufen soll.
In allen drei Optionen definiert man auch die Uhrzeit, wann der Import erstellt werden soll. Die Uhrzeit muss als UTC Uhrzeit eingegeben werden. Es muss sichergestellt werden, dass zu dieser Uhrzeit der Night Audit fertig ist.
Die Konfiguration kann für eine BMD Organisation oder für alle BMD Organisationen definiert werden. Auch wenn die Konfiguration für alle BMD Organisationen eingestellt ist, werden die BMD-Dateien pro BMD Organisation erstellt.
Die erstellten BMD-Dateien werden genauso wie bei Importen, die in der „BMD Import“ Maske gestartet werden, in der Liste „Vorherige BMD Importe“ angezeigt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, die Datei entweder per E-Mail (siehe weiter) zusenden oder sie in AWS S3 abstellen zu lassen, um dort auf sie automatisch außerhalb der BMD Connector Applikation zugreifen zu können. Wenn Sie die Option mit AWS S3 haben wollen, kontaktieren Sie uns per E-Mail oder via Support-Button in der Applikation.
Wenn im Feld "E-Mail-Benachrichtigung" eine E-Mail-Adresse eingegeben oder geändert wird, muss die Adresse zuerst bestätigt werden. Dafür bekommen Sie eine Bestätigung-E-Mail. Wenn Sie keine Bestätigung-E-Mail erhalten, können Sie sich eine Bestätigung-E-Mail selbst via Schaltfläche "Bestätigung-E-Mail" schicken.
Um die E-Mail-Adresse mit der Schaltfläche bestätigen zu können, müssen Sie sich in die BMD-Connector App anmelden. Das passiert automatisch, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, kommt die Anmeldungsmaske von apaleo. Wenn die E-Mail-Adresse bestätigt ist (ein blaues Icon neben der E-Mail-Adresse) werden Sie nach jedem automatischen Import benachrichtigt. Wenn Sie die Checkboxen "BMD Datei", "Summierte Datei" oder "Personenkonten Datei" beim Anhang in der Detail-Maske gesetzt haben, bekommen Sie diese Datei(en) in der Benachrichtigung-E-Mail als Anhang. So würde die E-Mail ungefähr aussehen:
Sie können die Benachrichtigung mit der Schaltfläche Abmelden einstellen. Mit dem Klicken auf die Schaltfläche Abmelden wird die E-Mail-Adresse in der Konfiguration gelöscht. Sie können selbst die E-Mail-Adresse in der Konfiguration löschen. Damit werden Sie auch keine Benachrichtigungen mehr erhalten.
Mit dem Link „Letzte Durchführungen“ können die letzten zehn Durchführungen angezeigt werden. In der Liste sieht man, wann die Durchführungen gelaufen sind, für welche BMD Organisation und mit welchem Status. Bei einer Warnung oder einem Fehler wird der Fehler/Warnung-Text angezeigt. Manche Fehlertexte beinhalten auch Link zu einer CSV-Datei, wo die einzelnen Fehler detailliert angezeigt werden.