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Mit Abacus-Conector-App können Sie auch Dateien für die Debitorenbuchhaltung erstellen (sog. DEBI Applikation). Dafür müssen Sie zuerst bestimmte Konfigurationen unter "Debitoren Konfiguration" vornehmen:

Unter "Debitoren Konfiguration"->"Konfiguration können Sie folgende Information definieren:

• "Die letzte Belegnummer in Abacus": die importierte Belege werden automatisch eine fortlaufende Nummer auf Basis dieses Eintrags bekommen. Man sieht immer aktuell, welche Belegnummer hier als Letztes in Abacus importiert wurde.
• "Konfiguration fürs Feld Bemerkung": es kann definiert werden, welche Information im Feld Bemerkung in Abacus angezeigt wird. Auswählen kann man entweder die Buchungsnummer oder die Reservierungsnummer.
• "Initialisierung der Firmenkundennummern mit einer fortlaufenden Nummer": wenn diese Checkbox ausgewählt ist, werden, die neuen Firmen automatisch eine fortlaufende Nummer als Kundennummer zugeordnet bekommen, (Siehe unten Initialisierung der Firmenkundennummer.) Wenn die Checkbox ausgewählt ist, muss auch ein gültiger Wert im Feld "Die letzte Firmenkundennummer" eingetragen sein.
• "Die letzte Firmenkundennummer": die neuen Firmen werden automatisch eine fortlaufende Nummer auf Basis dieses Eintrags bekommen. Man sieht immer aktuell, welche Kundennummer hier als Letztes in Abacus importiert wurde. 
• "Zahlungskondition": Diese Information wird für die "Anlage" der neuen Firmen verwendet.
• Die Transaktionen des Sammelforderungskontos werden berücksichtigt  - wenn diese Checkbox nicht gesetzt wird, werden nur Buchungen berücksichtigt, die in apaleo auf die Debitoren-Firmenkonten (Forderungen aus LuL für Firma ...) gebucht werden. Es werden keine Buchungen berücksichtigt, die auf das Konto Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma gebucht werden.
  Wenn die Hotels Rechnungen auf Firmen ausstellen, die nicht in apaleo als Firmen angelegt sind und auch diese Firmen sollen in der Debitoren Schnittstelle gemeldet werden, muss diese Option gesetzt sein.
• Schaltfläche "Initialisierung" - wenn die Option "Die Transaktionen des Sammelforderungskontos werden berücksichtigt" gesetzt ist, kann man die Schaltfläche tätigen. Wenn man in der Firmenkonfiguration auch die Firmen sehen und konfigurieren möchte, die nicht in apaleo als Firmen definiert sind und bei denen die Debitoren-Rechnung auf das Konto Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma gebucht wird, muss man vor dem Erstellen der Debitoren-Datei diese Liste der Firmen mit dieser Schaltfläche aktualisieren. Wenn die Option "Initialisierung der Firmenkundennummern mit einer fortlaufenden Nummer" gesetzt ist, wird auch bei diesen Firmen die Kundenummer automatisch initialisiert. In dem Fall muss man keine Initialisierung vor dem Erstellen der Schnittstellen-Datei durchführen.

Im zweiten Submenü "Firmenkonfiguration" werden die Zuordnung zwischen den Firmen und der Firmenkundennummer hinterlegt.

Die Konfiguration für die Kundennummer, Abacus-Sammelkonto und Zahlungskonditionen erfolgt pro Hotel. In der Liste werden alle apaleo Properties/Hotels angezeigt. Mann kann für die Firmen eine Abacus-Kundennummer und eine Abacus-Zahlungskondition hinterlegen. Mit der Schaltfläche "Weitere Aktionen ..." kann man die Kundennummer-Zuordnung aus der Konfiguration des bestehenden Hotels in ein neues Hotel zuordnen. Das sollten Sie dann machen, wenn Sie für Ihre Hotels die gleichen Firmen (gleicher Firmencode) angelegt haben. 

Weiter kann man mit der Schaltfläche "Weitere Aktionen ..." auch die Zahlungskondition für alle konfigurierten Firmen des Hotels (= alle Firmen mit einer zugeordneten Kundennummer) auf einmal setzen und die Einstellungen in einer CSV Datei importieren.

Wenn Sie die Debitoren konfiguriert haben, können Sie in der Startmaske (Abacus Import) die Dateien entweder nur für Debitoren oder für Debitoren zusammen und Transaktionen erstellen. Dafür verwenden Sie die neue Option "Import für".

Wenn die Option "Debitoren" oder "Transaktionen und Debitoren" ausgewählt wird, werden neben der Debitoren-XML-Datei auch die PDF-Belege für Dossiers als eine ZIP-Datei erstellt. Die ZIP-Datei enthält eine XML-Datei und die PDF-Belege und kann nach der Debitoren-Datei in Abacus importiert werden.

Alle anderen Parameter sollen wie vorher verwendet werden. Die Datei für die Debitoren-Schnittstelle wird in der Liste "Vorherige Abacus Importe" unter dem Namen "Debitoren Datei" angezeigt. Die Datei für Dossiers wird in der Liste unter dem Namen "PDF-Belege" angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, wird die XML-Datei bzw. die ZIP-Datei heruntergeladen.

Initialisierung der Firmenkundennummer

Wenn die Checkbox "Initialisierung der Firmenkundennummern mit einer fortlaufenden Nummer"  gesetzt ist und das Feld "Die letzte Firmenkundennummer" einen gültigen Wert hat, werden bei Firmen, die über Debi-Interface gemeldet werden, aber noch keine Kundennummer zugeordnet habe, die Kundenummer automatisch auf Basis des Feldes "Die letzte Firmenkundennummer" generiert. Zusätzlich wird eine neue XML-Datei erstellt, die in Abacus importiert werden kann. Mit dieser Datei werden in Abacus die neuen/noch nicht zugeordneten Firmen in Abacus angelegt. Die Datei findet man in der Liste "Vorherige Abacus Importe" unter dem Namen "Neue Kunden":