Im Menü "Konfiguration der RZL Felder" kann man definieren, welche Informationen in den RZL Feldern „Rechnungsnummer“, „Buchungstext 1. Zeile“ und "Buchungstext 2. Zeile" an RZL geschickt werden sollen. Die Standard-Einstellung ist:
- Rechnungsnummer: Rechnungsnummer
- Buchungstext 1. Zeile: Reservierungsnummer mit dem Gastnamen
- Buchungstext 2. Zeile: Leistungstext
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- "PSP Nummer" bzw. "PSP Nummer mit dem Gastnamen" - wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „PSP Reference“ die PSP Nummer bzw. der Gastname und die PSP Nummer in dem jeweiligen Feld angedruckt. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
- "Benutzerdefinierter Text" - wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion mit dem Receipt Type „Custom“ der benutzerdefinierte Text in dem jeweiligen Feld angedruckt. Dieser Text kann bei der Buchung in apaleo erfasst werden. Weitere Information finden Sie unten beim Feld Receipt Type.
- Rechnungsnummer bzw. "Rechnungsnummer mit dem Gastnamen" - wenn diese Option ausgewählt ist, versucht das System bei allen Folios die Rechnungsnummer (invoice ID) und den Gastnamen zu ermitteln und die gefundene Rechnungsnummer zu allen Transaktionen des jeweiligen Folios zuzuordnen.
- Leistungstext – wenn diese Option ausgewählt ist, wird bei der Transaktion die Information über die Leistung angedruckt. Der Leistungstext ist einfach die Bezeichnung des Umsatz/Revenue-Kontos z.B. – „Umsatz Essen und Getränke (20%)“. Diese Information wird nur dann angezeigt, wenn bei der Transaktion ein Umsatz-Konto bebucht wird und nur wenn andere, mit dieser Auswahl definierte Optionen keine Information mehr liefern können.
- Reservierungsnummer bzw. "Reservierungsnummer mit dem Gastnamen" - bei dieser Auswahl wird die Reservierungsnummer bzw. die Reservierungsnummer und der Gastname in dem jeweiligen Feld angedruckt. Wenn diese Option zusammen mit anderen Optionen (z.B. Rechnungsnummer) definiert ist, wird die Reservierungsnummer nur dann angedruckt, wenn keine andere Information (z.B. Rechnungsnummer) vorhanden ist. Die Logik ist unten beim Feld Receipt Type beschrieben.
Wenn mehrere Optionen bei einem Feld definiert sind, wird die jeweilige Option angedruckt, die als erste in der oberen Liste angeführt ist und für die Buchung "passt".z.B.:
Für das Feld Buchungstext 1. Zeile sind die Optionen "PSP Nummer", "Rechnungsnummer" und "Leistungstext" ausgewählt. Für die Zahlungstransaktionen wird in dem Feld die PSP Referenz angedruckt. Für andere Transaktionen, wenn eine Rechnung vorhanden ist, wird die Rechnungsnummer angedruckt. Wenn keine Rechnungsnummer vorhanden ist (weil die Reservierung noch offen ist und noch keine Rechnung erstellt wurde), wird ein Leistungstext angedruckt.