Für einen Import kann man eine Periode von einem Monat, einem Tag oder selbst definierte Periode auswählen. Weiter muss man die "Datev Unternehmensnummer" auswählen, die in der Datev Mandant Konfiguration konfiguriert ist.

Wenn die Schaltfläche "Festschreibungskennzeichen" gesetzt ist, wird das Feld "Festschreibungskennzeichen" im Header des Import Files auf 1 gesetzt. Das bewirkt, dass die importierten Daten im Datev nicht mehr geändert werden dürfen.

Mit der Schaltfläche Konvertieren werden zuerst die Apaleo Transaktionen exportiert (es wird die Meldung "Export wird durchgeführt ..." angezeigt). Automatisch gleich danach werden zwei CSV-Datev-Files für die ausgewählte Periode erstellt. Wenn die Checkbox "ZIP Datei mit PDF Belegen erstellen" gesetzt ist, wird zusätzlich noch eine ZIP Datei für den Import von PDF Belegen erstellt (mehr Details siehe unten). Ein File mit allen Transaktionen und ein File mit pro Konto und Buchungstag summierten Transaktionen (siehe Beschreibung "Kontentypenaggregation" in der Maske Datev Mandant Konfiguration). Nach dem erfolgreichen Beenden des Imports werden folgende Informationen angezeigt:

Die beiden Files können mit den Links (blau hinterlegt) heruntergeladen werden. Das File mit allen Transaktionen wird nach dem Konvertieren gleich zum Download angeboten (siehe die Beschreibung weiter unten). Für jeden erfolgreichen Import entsteht ein neuer Eintrag in der Liste "Vorherige Datev Importe". Das File mit allen Transaktionen kann man mit dem Link "Datev Datei" in der letzten Spalte herunterladen. Das File mit den summierten Transaktionen kann man über den Link "Summierte Datei" herunterladen. Der Inhalt der beiden Dateien wird unter "Inhalt der Datev-Datei" beschrieben.


Die bisherigen Importe werden in der Hauptmaske in einer Liste angezeigt. Die Daten können jederzeit mit dem Link "Datev Datei", "Summierte Datei" bzw. "PDF Belege" heruntergeladen werden.

Wenn die Daten in die Datev-Buchhaltung übernommen werden, sollten sie markiert werden. Das kann man mit der Schaltfläche "Festschreiben" machen. So markierter Eintrag (Icon grüner Schloss in der Status-Spalte) kann nicht mehr gelöscht werden. Außerdem wird geprüft, wenn andere Datei markiert wird, ob für diese Periode schon markierte Datei vorhanden ist. Wenn ja, bekommt man einen Hinweis. Wenn der Import mit dem gesetzten Festschreibungskennzeichen durchgeführt wird, wird der Eintrag automatisch als "Bestätigt" gekennzeichnet.

Die Daten, wo ein Hinweis beim Erstellen vorgekommen ist, werden mit einem roten Zeichen in der ersten Spalte gekennzeichnet. Diese Einträge können nicht mit dem Link "Bestätigen" als Daten markiert werden, die in Datev-Buchhaltung übernommen wurden.


PDF Belege


Wenn die Checkbox "ZIP Datei mit PDF Belegen erstellen" gesetzt ist, wird bei dem Konvertieren eine ZIP-Datei erstellt. Diese Datei enthält alle PDF Beleg aus dem ausgewählten Zeitraum und eine XML-Datei. Wie die PDF-Belege in Ihrer Datev-Applikation hochgeladen werden, können Sie unter dem Link https://apps.datev.de/help-center/documents/1005516 erfahren. Die ZIP Datei wird in der Liste "Vorherige Datev Importe" als Link unter dem Namen "PDF Belege" angezeigt. Wenn Sie an diesen Link klicken, wird die ZIP-Datei runterkopiert/lokal gespeichert.


Fehlerprüfungen


Welche Fehler bei der File-Erstellung passieren können, die Ursache und wie man sie beheben kann, erfahren Sie in der Beschreibung der häufigsten Fehler und Warnung bei einem Import.


Wenn beim Erstellen der Dateien nur Warnung gemeldet worden sind, kann man die Dateien trotzdem erstellen. Die Einträge mit Warnungen werden mit einem gelben Dreieck in der Status-Spalte dargestellt.


Datev-Import


Die csv-Datei wird abhängig von den Einstellungen mit oder ohne Kopfzeile erstellt (Siehe auch Beschreibung des Datev Headers). Sie kann direkt ohne Modifikation über das ASCII-Datenformat importiert werden (statt Menüpunkt Stapelverarbeitung). Mehr dazu, wie man die Datev-Datei in Datev importieren kann, erfahren Sie hier: https://apps.datev.de/help-center/documents/1034038