Für einen Import kann man eine Periode von einem Monat, einem Tag oder selbst definierte Periode auswählen. Weiter muss man die "Datev Unternehmensnummer" auswählen, die in der Datev Mandant Konfiguration konfiguriert ist.

Wenn die Schaltfläche "Festschreibungskennzeichen" gesetzt ist, wird das Feld "Festschreibungskennzeichen" im Header des Import Files auf 1 gesetzt. Das bewirkt, dass die importierten Daten im Datev nicht mehr geändert werden dürfen.

Mit der Schaltfläche Konvertieren werden zuerst die Apaleo Transaktionen exportiert (es wird die Meldung "Export wird durchgeführt ..." angezeigt). Automatisch gleich danach werden zwei CSV-Datev-Files für die ausgewählte Periode erstellt. Ein File mit allen Transaktionen und ein File mit pro Konto und Buchungstag summierten Transaktionen (siehe Beschriebung "Kontentypenaggregation" in der Maske Datev Mandant Konfiguration). Nach dem erfolgreichen Beenden des Imports, werden folgende Informationen angezeigt:

Die beiden Files können mit den Link (blau hinterlegt) runtergeladen werden. Das File mit allen Transaktionen wird nach dem Konvertieren gleich zum Download angeboten (siehe die Beschreibung weiter unten). Für jeden erfolgreichen Import ensteht ein neuer Eintrag in der Liste "Vorherige Datev Importe". Das File mit allen Transaktionen kann man mit dem Link "Detail" in der letzten Spalte herunterladen. Das File mit den summierten Transaktionen kann man über den Link "Summiert" herunterladen. Der Inhalt der beiden Dateien wird unter "Inhalt der Datev-Datei" beschrieben.

Wenn während der File-Erstellung ein Fehler passiert (z.B. es können nicht alle Transaktionen konvertiert werden, weil nicht alle Konten gemapped sind), wird eine Fehlermeldung angezeigt:

Die fehlerhaften Transaktionen, können mit dem Link „Details“ geprüft werden. Beim Klick an den Link wird ein CSV-File zum Download angeboten. In dem CSV File werden die fehlerhaften Transaktionen angezeigt. Wenn mapping zwischen den Apaleo- und Datev-Konten fehlt, werden bis zu fünf von diesen Konten gleich in der Fehlermeldung angezeigt. Bei einem Fehler kann kein Import-File erstellt werden. Der Fehler muss zuerst korrigiert werden (z.B. die Konten müssen richtig gemapped werden).

Die bisherigen Importe werden in der Hauptmaske in einer Liste angezeigt. Die Daten können jederzeit mit dem Link "Detail" und "Summiert"  heruntergeladen werden.

Wenn die Daten in die Datev-Buchhaltung übernommen werden, sollten sie markiert werden. Das kann man mit dem Link "Bestätigen" machen. So markierter Eintrag (Icon blauer Schloß in der Status-Spalte) kann nicht mehr gelöscht werden. Außerdem wird geprüft, wenn andere Datei markiert wird, ob für diese Periode schon markierte Datei vorhanden ist. Wenn ja, bekommt man einen Hinweis. Wenn der Import mit dem gesetzten Festschreibungskennzeichen durchgeführt wird, wird der Eintrag automatisch als "Bestätigt" gekennzeichnet.

Die Daten, wo ein Hinweis beim Erstellen vorgekommen ist, werden mit einem roten Zeichen in der ersten Spalte gekennzeichnet. Diese Einträge können nicht mit dem Link "Bestätigen" als Daten markiert werden, die in Datev-Buchhaltung übernommen wurden.


Night Audit


Bei einer Erstellung der Datei wird geprüft ob ein Night Audit seit dem "Datum bis" gelaufen ist. Wenn kein Night Audit durchgeführt wurde, wird ein Fehler angezeigt.

Wenn ein Night Audit schon gelaufen ist, aber zwischen "Datum bis" und dem Night Audit weniger als 2 Tage liegen, können noch Buchungen in der ausgewählten Periode hinzugefügt werden. In dem Fall wird ein Hinweis/eine Warnung angezeigt:

Mit der Schaltfläche "Trotzdem konvertieren", können sie die Import-Files erstellen.


Fehlerprüfungen


Beim Erstellen der Datei werden verschiedene Prüfungen durchgeführt. Manche wurden hier schon genannt:

- Konten-Mapping - Prüfung

- Night Audit - Prüfung

- Technische Prüfungen (z.B. Es werden sehr oft 2 apaleos's Buchungen in 1 Datev-Buchung zusammengefügt. Dabei müssen in den 2 Buchungen bestimmte Konten gleich sein)

Wenn diese Prüfungen nicht erfüllt sind, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sie können mit einem Link alle fehlerhafte Transaktionen überprüfen. Es werden keine Datev-Files erstellt.


Manche fehlgeschlagene Prüfungen resultieren nur in einer Warnung:

- Buchungen mit Betrag 0

- Es liegt kein Night Audit älter als 2 Tage zum "Datum bis" vor (siehe auch Beschreibung oben)

Diese Warnungen werden mit einem gelben Hintergrund dargestellt. Man kann die CSV Files trotzdem erstellen. Die Einträge werden nicht als fehlerhaft (Icon rotes Dreieck in der Status Spalte) gekennzeichnet.


Datev-Import


Die csv-Datei wird abhängig von den Einstellungen mit oder ohne Kopfzeile erstellt (Siehe auch Beschreibung des Datev Headers). Sie kann direkt ohne Modifikation über das ASCII-Datenformat importiert werden (statt Menüpunkt Stapelverarbeitung).