Grundlagen und Einstellungen
Wichtige Parameter für den Import von Buchungen
Im Paket FIBU können Sie unter STAMMDATEN / FIBU-PARAMETER in der Parametergruppe "3 BUCHEN" einige wichtige Einstellungen treffen; diese Einstellungen können aus unserer Sicht gerne allgemein mit dem Button "Allgemeine Einstellungen" getroffen werden oder Sie machen es firmenbezogen für einzelne Mandanten.
Anpassen des Buchungssymbols
Es macht Sinn vor dem ersten Import von Buchungen das betreffende Buchungssymbol (BMD Connector erstellt den Import-File mit dem Buchungssymbol AR für alle Transaktionen) zu überprüfen und eventuelle, einmalige Anpassungen zu machen. Starten Sie die Verwaltung der Buchungssymbole unter den Fibu-Stammdaten unter den Buchungseinstellungen mit dem Programm Buchungssymbole.
Es öffnet sich die Liste aller Buchungssymbole und in der Spalte KENNZEICHEN sehen Sie, ob das betreffende Buchungssymbol (wie meist) ALLGEMEIN oder FIBU-bezogen ist. Wenn Sie mehrere Buchhaltungen haben und eine eventuelle Anpassung des Buchungssymbols nur für eine konkrete Buchhaltung treffen möchten, dann sollten Sie das betreffende ALLGEMEINE Buchungssymbol zuerst mit rechtem Mausklick KOPIEREN und auf diese Weise ein FIBU-bezogenes Buchungssymbol anlegen.
Mit F6 oder rechtem Mausklick und BEARBEITEN kann das gewünschte Buchungssymbol bearbeitet werden.
Für den Import von Buchungen sind eigentlich nur die Felder im Bereich BUCHUNGSREGELN wichtig: hier wird für die 6 Kontenarten definiert, ob sie beim betreffenden Buchungssymbol erlaubt sind oder nicht. Üblicherweise sind z. B. beim Import von Ausgangsrechnungen nur Erlöskonten, Kundenkonten und Aktivkonten erlaubt. Nun kann es aber sein, dass in der Importdatei mit den Buchungen auch andere Kontenarten enthalten sind, z. B. Passivkonten oder Aufwandskonten. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, dass alle Kontenarten in der Importdatei enthalten sein können, drehen Sie gerne alle Kontenarten auf.
(Für den Import sind die Felder mit dem Buchungscode unwichtig, weil der Buchungscode ja automatisch durch das Vorzeichen beim Betrag gesteuert wird.)
Import von Konten
Beim Import von Buchungen, die auch Personenkonten enthalten - bei Ausgangsrechnungen sind dies üblicherweise Kundenkonten - macht es Sinn zuerst immer neu benötigte Kundenkonten vor den Buchungen zu importieren.
Wenn Sie den Parameter "Automatische Kontenanlage für Personenkonten" auf den Wert "1 - Übernahme aus dem Standard und automatische Neuanlage" gestellt haben, dann können Sie auch zuerst die Buchungen einspielen und erst im Anschluss die Personenkonten. Grundsätzlich empfiehlt es sich, natürlich zuerst die Konten einzuspielen und danach die Buchungen.
Für den Import der Personenkonten öffnen Sie zuerst in den Fibu-STAMMDATEN das KONTEN-Programm und wechseln in die betreffende Registerkarte - KUNDEN beim Import von Ausgangsrechnungen. Danach wählen Sie im gelben Menü IMPORT/EXPORT den Punkt PERSONENKONTEN IMPORTIEREN.
Im sich öffnenden Import-Fenster wird im zweiten Feld IMPORTDATEI mit Klick auf das kleine Dreieck die zu importierende Datei ausgewählt. Vor dem ersten Import müssen Sie zudem die Feldauswahl, also die Reihenfolge der importierten Felder einstellen, indem Sie unten links auf die Schaltfläche FELDBESCHREIBUNG klicken. Wählen Sie dann im linken Fensterbereich die Felder aus, die Ihre Importdatei enthält. Welche Felder in welcher Reihenfolge aus apaleo/BMD Connector exportiert werden, erfahren Sie in der Beschreibung des Inhalts der BMD Dateien.
Zuletzt speichern Sie bitte diese Feldauswahl für die Zukunft, gerne mit dem Speichernamen STANDARD und dem Gültigkeitsbereich GLOBAL. Ein Häkchen im Feld FIRMENBEZOGEN stellt diese Feldauswahl nur für die betreffende Firme ein. Anschließend importieren Sie die Konten mit der Schaltfläche OK.
Import von Buchungen
Prinzipiell können Sie Buchungen in BMD in drei Programmen importieren.
Direkt im Buchen-Programm
Dazu wählen Sie im ersten Menü die Funktion IMPORT BUCHUNGEN; alternativ gibt es auch das eigenständige Programm mit demselben Namen.
Diese direkte Import-Funktion werden Sie vor allem dann wählen, wenn die Buchungen bereits fertig importierbar sind und keine Veränderung bzw. Ergänzung benötigen.
Wieder müssen Sie im Feld DATEINAME mit dem kleinen Dreieck das Dateiauswahlfenster öffnen, damit Sie die zu importierende Datei mit den Buchungen auswählen können:
Im Gegensatz zum Import von Konten müssen Sie beim Import von Buchungen keine Feldauswahl definieren, weil das Import-Programm ausgehend von der Überschriftenzeile selber erkennt, welchen Satzaufbau die Importdaten enthalten.
Sie können die Buchungen im IMPORT-Fenster direkt mit der Schaltfläche IMPORTIEREN einspielen.
Wenn Sie die Buchungen vor dem Import noch kontrollieren wollen, können Sie auch mit der Schaltfläche ANZEIGEN arbeiten, damit Sie die Buchungen zuvor noch in einem Vorschaufenster sehen.
Programm VORERFASSUNG BUCHUNGEN
Sie können Buchungen auch im Programm VORERFASSUNG BUCHUNGEN importieren. Das Programm VORERFASSUNG BUCHUNGEN werden Sie dann wählen, wenn Sie die Buchungen vor dem finalen Import erst noch überarbeiten wollen: fehlende Konten ergänzen, ev. Steuerprozent erfassen, den Spesenverteiler verwenden, Splittbuchungen erzeugen, Schablonen verwenden usw. Interessant ist auch die automatische Kontierung mittels Schablonen, die nur im Programm VORERFASSUNG BUCHUNGEN möglich ist.
Bankauszugsverbuchung
Als dritte Importmöglichkeit gibt es noch die Bankauszugsverbuchung. Damit können Sie neben den klassischen Camt053-Dateien auch CSV-Dateien importieren.