In Datev-Connector-App (https://datev.afinconnector.com) melden Sie sich mit Ihrem apaleo Account. Bei der ersten Anmeldung müssen Sie die AGB für die Verwendung dieser App durchlesen und bestätigen.
In der App müssen Sie zuerst den Datev Mandant zu Ihren apaleo Properties zuordnen. Sie gehen in "Datev Mandant Konfiguration ->Datev Mandant". Dort geben Sie Ihre Datev Mandant Nummer ein. Für den ersten Test würde ich vorschlagen, den Datev Mandant nur für eine oder zwei Properties einzugeben. Mehr über die Konfiguration können Sie hier erfahren.
Danach müssen Sie die apaleo Konten zu den Datev Konten zuordnen. Sie machen es in dem Reiter "Zuordnung der Konten". In der Maske werden alle apaleo Konten aufgelistet. Sie müssen nicht zu jedem apaleo Konto ein Datev Konto definieren. Am einfachsten, verwenden Sie den Filter "Gebuchte Konten".
Somit werden nur die apaleo Konten angezeigt, die in dem letzten Monat in apaleo gebucht worden sind. Am Anfang müssen Sie nur diese Konten zu Datev Konten zuordnen. Es sollten nicht die Hauptkonten (z.B. Umsatz), sondern die Subkonten (z.B. Umsatz Unterkunft ... (7%) oder Umsatz Essen und Getränke ... (19%), …) konfiguriert werden. Die Konfiguration müssen Sie pro Property durchführen, Sie können aber die fertige Konfiguration von einer Property/Hotel in andere Property/ins andere Hotel übernehmen. Wählen Sie dafür unter "Weitere Aktionen" die Option "Kopieren der Konfiguration ins andere Hotel". Mehr darüber können Sie hier erfahren.
Mit dieser Konfiguration könnten Sie schon die Datev Import Datei erstellen. Ich empfehle aber, noch den Datev Header zu konfigurieren. Wenn Sie den Datev Header in der Datev Datei mitschicken, kann Datev einfacher die Datei erkennen, importieren und zusätzlichen Plausibilitätsprüfungen durchführen. Die Konfiguration machen Sie in "Datev Mandant Konfiguration -> Datev Header". Sie müssen die Checkbox "Datev Header berücksichtigen" anklicken und ein paar Informationen eingeben. Mehr darüber erfahren Sie hier.
Danach können Sie in der ersten Maske für die gewünschte Zeitperiode die Datev Datei erstellen. Mit der Schaltfläche "Konvertieren" starten Sie den Daten-Export aus apaleo und die Erstellung der Datev Import Datei. Gleich nach dem Beenden der Erstellung der Datev Import Datei werden Sie einen Eintrag in der Liste "Vorherige Datev Importe" sehen. Mit einem Klick auf den Dateilink können Sie die erstellte Datei herunterladen und dann in Datev importieren. Mehr über die erste Maske erfahren Sie hier bzw. in der Hilfe.