Die Datev Mandant Konfiguration erstreckt sich über vier Submenüs. Im Submenü „Datev Mandant“ müssen die Datev-Mandanten für die einzelnen Hotels/Properties definiert werden. Der Datev-Mandant wird in dem Export-File in der Spalte „Herkunft-Kz“ angezeigt und sollte eine Nummer zwischen 1 und 99999 sein.
Weitere zwei Checkboxen steuern die Logik für die Forderungskonten.
Wenn die Checkbox "Initialisierung der Forderungskonten aus LuL mit dem apaleo Firmencode" gesetzt ist, werden die Datev-Konten für die Debitoren-Firmenkonten (Forderungen aus LuL) mit dem Firmencode initialisiert, der im apaleo bei der jeweiligen Firma gesetzt ist. Der Code darf nur Ziffern beinhalten und muss 4 bis 9 Ziffer (abhängig von der Konfiguration in "Datev Header") lang sein. Das Mapping des dazugehörigen Datev-Kontos erfolgt erst bei der ersten apaleo Buchung, die das Debitoren-Firmenkonto beinhaltet.
Wenn die Checkbox "Initialisierung der Forderungskonten aus LuL mit einer fortlaufenden Nummer" gesetzt ist, werden die Datev-Konten für die Debitoren-Firmenkonten (Forderungen aus LuL) mit einer fortlaufenden Nummer initialisiert. Die Nummer muss am Anfang im Feld "Die Nummer des letzten Forderungskontos aus LuL" eingegeben und muss 4 bis 9 Ziffer (abhängig von der Konfiguration in "Datev Header") lang sein. Bei der nächsten "Vergabe" wird die Nummer automatisch aktualisiert, d.h. im Feld steht immer die zuletzt vergebene Nummer. Das Mapping des dazugehörigen Datev-Kontos erfolgt erst bei der ersten apaleo Buchung, die das Debitoren-Firmenkonto beinhaltet.
Wenn die Checkbox "Aufteilung der Forderungsverlustkonten in Subkonten laut Umsatzsteuer-Prozentsatz" gesetzt ist, können im Menü "Zuordnung der Konten" die Forderungsverlustkonten pro Umsatzsteuer-Prozentsatz (z.B. für 7 % oder 19 % - ähnlich, wie die Verbindlichkeitskonten) gemappt werden. Diese Konten werden dann beim Forderungsverlust-Umsatz abhängig von dem Prozentsatz in der Transaktion verwendet.
Die Checkbox "ZIP Datei mit PDF Belege erstellen" dient der Initialisierung der gleichnamigen Checkbox in der Start-Maske für die Datev-Importe. Diese Konfiguration wird auch bei der automatischen Erstellung der Datev-Importe berücksichtigt. Wenn die Checkbox gesetzt ist, wird beim automatischen Datev-Import auch das Zip-File mit den PDF-Belegen erstellt. (Siehe auch Datev Importe - PDF Belege)
Die Checkbox "Debitoren Import-Datei erstellen" steuert die Erstellung der Datev-Debitoren-Stammdaten-Datei. Weitere Information finden Sie in Debitoren-Stammdaten.
Wenn die Checkbox "Keine Transaktionen mit demselben Soll- und Haben-Konto" gesetzt ist, werden Buchungen mit dem gleichen Soll- und Haben-Konto in die Datev-Datei nicht geschrieben. Diese Einstellung ist für die Hotels erforderlich, die BMD als ihre Buchhaltungssoftware verwenden. In der BMD Software wird nur ein Verbindlichkeitskonto definiert (und nicht wie in Datev pro Steuer-Prozentsatz.) Dadurch können Buchung (Umbuchung von einem Verbindlichkeitskonto mit einem Prozentsatz auf ein Verbindlichkeitskonto mit einem anderen Prozentsatz) mit gleichem Haben- und Soll-Konto entstehen. In BMD ist nicht erlaubt, solche Buchungen zu importieren, deswegen muss hier das Kennzeichen gesetzt sein.
Submenü „Kontentypen für Aggregierung“
In dieser Maske werden die Kontentypen definiert, die in dem File mit den summierten Transaktionen aggregiert/summiert werden sollen. Die Standardeinstellungen sind, dass die Transaktionen für alle Kontentypen außer Zahlungen und Forderungen aus LuL summiert werden.
In dem dritten Submenü wird der Datev Header konfiguriert. (Die detaillierte Beschreibung siehe hier.)
In dem letzten Submenü "Konfiguration der Datev Felder" kann man definieren, welche Informationen in den Datev-Feldern "Buchungstext" und "Belegfeld 1" geschickt werden sollen. Die genaue Beschreibung finden Sie hier.