In den zwei Masken des Menüpunkts Debitorensammelkonto kann man die Konfiguration für Debitorensammelkonto (Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma) vornehmen. Normalerweise werden die Debitoren-Transaktionen für Privatpersonen oder Firmen, die nicht in apaleo definiert sind, auf das DATEV-Konto gebucht, das zum Konto "Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma" zugeordnet ist. In diesen zwei Masken kann man konfigurieren, dass diese Transaktionen auf anderen Konten (ein eigenes Konto für jede Person und Firma) gebucht werden.
Die Konfiguration muss in Menüpunkt "Debitirensammelkonto", Submenü "Konfiguration" vorgenommen werden.
Die erste Option/Checkbox "DATEV-Konten für Forderungen aus Reservierungen und Folios ohne Firma definieren" muss gesetzt werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man die Datev-Konten definiert:
- Automatische Initialisierung mit einer fortlaufenden Nummer
- Manuelle Initialisierung
Initialisierung der Forderungskonten aus LuL mit einer fortlaufenden Nummer
Diese Option ist ähnlich wie die Option "Initialisierung der Forderungskonten aus LuL mit einer fortlaufenden Nummer" in der Maske DATEV Mandant Konfiguration.
Wenn diese Option und die Nummer des letzten Forderungskontos aus LuL. in der Maske DATEV Mandant Konfiguration gesetzt ist, wird diese Nummer auch in der Maske Konfiguration des Debitorensammelkontos angezeigt. Die Nummer kann nur in der Maske DATEV Mandant Konfiguration geändert werden.
Wenn diese Option gesetzt ist, werden beim Erstellen der DATEV Dateien die Transaktionen auf das Konto "Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma" gesucht und für jede Transaktion wird aus der verknüpften Rechnung der Name und die Adresse der Firma oder der Privatperson ermittelt. Für jede Firmen oder Privatpersonen, für die schon in DATEV Connector das DATEV Konto hinterlegt ist, werden in der DATEV Datei die Einstellungen (DATEV Konto, Kostenstelle 1 und 2) aus der Konfiguration übernommen. Für die Firmen oder Privatpersonen, die noch nicht in DATEV Connector konfiguriert sind, wird automatisch eine fortlaufende Nummer als DATEV Konto zugeordnet. Die Kostenstelle 1 und 2 werden aus der Kontenzuordnung des Kontos "Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma" übernommen. Gleichzeitig werden die Firmen und Privatpersonen mit diesen Einstellungen in DATEV Connector gespeichert. Es wird nur der Firmenname oder der Name der Person mit der DATEV-Kontonummer und Kostenstelle 1 und 2 gespeichert. Die Adresse wird nicht gespeichert. Die Konfiguration wird in der Maske Forderungen aus LuL. angezeigt und kann hier geändert werden.
Manuelle Initialisierung der DATEV-Konten
Wenn die DATEV-Konten manuell zugeordnet werden sollen, dann sollte die Option "Initialisierung der Forderungskonten aus LuL mit einer fortlaufenden Nummer" in der Maske Konfiguration des Debitorensammelkontos nicht gesetzt sein. Vor dem Erstellen der DATEV Datei müssen zuerst die neuen Firmen und Privatpersonen aus der neuen Periode ermittelt. Das kann man in der Maske "Forderungen aus LuL" machen.
Die Initialisierung der neuen Firmen und Privatpersonen erfolgt mit der Schaltfläche "Initialisieren". Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird zuerst eine kleine Auswahlmaske angezeigt:
In der Maske müssen Sie den Monat auswählen, für welchen Sie die neuen Firmen und Privatpersonen suchen müssen. Nach der Initialisierung werden Sie die neuen Firmen und Privatpersonen in der Tabelle "Debitorensammelkonto" sehen. Für die neuen Einträge müssen Sie die DATEV Kontonummer und optional Kostenstelle und Kostenstelle 2 eintragen und speichern. Danach können Sie die DATEV Datei erstellen. Bei den Transaktionen auf das Konto "Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma" werden die Firmen und Privatpersonen anhand der Namen erkannt.
Debitoren Datei
Wenn in der Maske "DATEV Mandant Konfiguration" die Option "Debitoren Import-Datei erstellen" gesetzt ist, werden in "Debitoren Datei" auch die Firmen und Privatpersonen eingetragen, für die ein DATEV Konto in der Maske "Forderungen aus LuL." konfiguriert ist. Bei diesen Firmen und Personen wird die Adresse aus dem Beleg ermittelt, der zur Transaktion verknüpft ist.